eRechnung & XRechnung

Was Sie über eRechnung & XRechnung wissen müssen

Die eRechnung ist die Abkürzung für elektronische Rechnung. Grundsätzlich versteht sich unter einer eRechnung eine Rechnung in einem beliebigen digitalen Format. Dazu zählt zum Beispiel ein Fax, ein PDF oder eine eingescannte Rechnung in einem sonstigen elektronischen Format. Doch seitdem in Kraft treten der E-Rechnungsverordnung am 06.09.2017 gilt eine genaue Definition dieser eRechnung für die öffentliche Verwaltung. Die exakte Definition finden Sie in §2 der ERechV.

Zusammengefasst bedeutet diese Definition, dass eine Rechnung erst dann als elektronisch gilt, wenn sie in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Zusätzlich muss das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglichen.

Laut dieser Definition sind somit reine PDF- oder Bilddateien und eingescannte digitale Belegbilder ohne strukturierte Daten keine eRechnung, nach Vorgabe der EU-Richtlinie.

Bei der EU-Richtlinie geht es um die elektronische Erstellung von Rechnungen, welche erst einmal nur für die öffentliche Verwaltung gilt. Darüber hinaus soll dieser Standard aber auch flächendeckend in der freien Wirtschaft etabliert werden.

Ziele eRechnung:

  • Die verschiedenen nationalen Standards zur elektronischen Rechnungserstellung in Einklang bringen
  • Einen internationalen Standard etablieren
  • Kurze Versandwege
  • Kostengünstige Versendung
  • Sichere Versendung
  • Automatisierte Verarbeitung

Geltungsbereiche der eRechnung:

  • 27.11.2018: Pflicht für oberste Bundesbehörden
  • 27.11.2019 Pflicht für öffentliche Auftraggeber des Bundes
  • 27.11.2020: Pflicht für Rechnungssteller an öffentliche Behörden

Diese eRechnungs-Richtlinie kann nun unterschiedliche standardisierte Formate umfassen. Ein Beispiel für solch ein Format ist die XRechnung. Mit der XRechnung wird ein einheitlicher technischer Standard geschaffen, der für Auftraggeber und -nehmer vorteilhaft ist.

Eigenschaften der XRechnung:

  • Da sie auf offenen Standards basiert, ist sie frei und unentgeltlich nutzbar
  • Sie gibt klare Regeln vor, an die sich die Nutzer halten müssen
  • Durch die eingesetzte Technologie ist sie verlässlich und nachhaltig
  • Der Rechnungsworkflow mit elektronischem versenden, empfangen und verarbeiten wird hiermit gewährleistet
  • Die XRechnung ist XML-basiert und kann in zwei Schemata aufgebaut sein:

Wie kann eine XRechnung erzeugt werden?

Das XML-Schema aus denen eine XRechnung besteht, kann selbstverständlich nicht händisch erzeugt werden. Das wäre zu zeit- und kostenintensiv und sehr fehleranfällig. Es gibt Konvertierungslösungen, die aus einer gewöhnlichen Rechnung eine XRechnung erzeugen. Das können bereits einige ERP-/Warenwirtschaftssysteme (Microsoft, SAP, Oracle, u.a.).

Wie kann eine XRechnung versendet werden?

Der Weg des Versendens ist davon abhängig, ob es sich um eine seltene oder regelmäßige Rechnungsstellung handelt. Bei seltener Rechnungsstellung ist ein Austausch ganz gewöhnlich per E-Mail möglich oder wenn direkt mit einer Gerichts- oder Verwaltungsstelle ein Rechnungsaustausch stattfinden soll auch über das Postfach EGVP bzw. die virtuelle Poststelle des Bundes. Der Nachteil hierbei ist allerdings, dass der Empfänger der XRechnung einen höheren Aufwand in Bezug auf die Verarbeitung der Rechnung hat, da über diese Kanäle keine vollautomatisierte Verarbeitung stattfinden kann.

Für regelmäßige Lieferanten, die XRechnungen in Masse versenden, spielt die Effizienz natürlich eine größere Rolle, sodass die Daten der Rechnung automatisiert aufbereitet und verarbeitetet werden sollten. Dafür hat sich in Europa das Pan-European Public Procurement Online (PEPPOL) als ein viel genutztes und zuverlässiges Protokoll erwiesen. Hierzu wird ein Dienstleister benötigt, der die PEPPOL Anbindung an das ERP-System umsetzen kann.

Da ab dem 27.11.2020 eine Ausstellungspflicht von eRechnungen für Unternehmen an öffentliche Behörden gilt, sollten Sie sich rechtzeitig auf diese Vorgabe vorbereiten. Dieser Standard bringt allen Beteiligten einen wirtschaftlichen Vorteil aufgrund von hoher Effizienz.