Digitale Belege & Ersetzendes Scannen

Die Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich. Diese können auch in Ihrer Buchhaltung sinnvoll genutzt werden. Um Ihre Belegverwaltung und -verarbeitung effizienter zu gestalten, ist es sinnvoll sämtliche Belege zu digitalisieren.

Die Entdigitalisierung in der Buchhaltung

Viele Belege erstellen oder erhalten Sie schon in digitaler Form, beispielsweise die Rechnung eines Lieferanten per E-Mail. Was schon digital ist, sollte nicht wieder „entdigitalisiert“ werden, denn das macht nur zusätzlich Arbeit. Auch in Bezug auf die Nachhaltigkeit ist das kein sinnvolles Vorgehen. Eine Rechnung per E-Mail zu erhalten, diese auszudrucken, Verantwortlichen zum Abzeichnen vorzulegen und anschließend die Rechnung wieder einzuscannen, macht keinen Sinn. Ein digitaler Beleg sollte seinem digitalen Kreislauf nicht entnommen werden, sondern die Chancen und Möglichkeiten der digitalen Welt sollten genutzt werden.

Der digitale Kreislauf

Papierbelege, die ein Unternehmen erhält, sollten in den digitalen Kreislauf eingebracht werden. Somit liegen alle Belege in der gleichen Art vor und Sie uns Ihr Steuerberater können dauerhaft digital auf all diese Belege zugreifen, wenn diese an einer zentralen Stelle gespeichert sind. Das händische Heraussuchen und Nachreichen von Belegen ist somit überflüssig. Für die zentrale Speicherung der digitalen Belege empfehlen wir, insofern Ihr Steuerberater DATEV nutzt, das System DATEV Unternehmen online. Dort können sämtliche Belege revisionssicher gespeichert werden und fließen zusätzlich direkt in Ihre Buchhaltung ein. Eine automatische Belegbilderkennung in DATEV ermöglicht, dass die Beleginformationen aus dem Belegbild ausgelesen werden können und daraus ein Belegdatensatz erstellt wird, der direkt in der Buchhaltung verwendet werden kann. Ein händisches Übernehmen von Beleginformationen ist somit nicht mehr nötig, was Zeit spart, Fehler reduziert und dadurch auch Geld einspart. Das Digitalisieren von Belegen, auch ersetzendes Scannen genannt, wird bereits von einigen Unternehmen mit Hilfe einer Scannerlösung und oft einer dahinterstehenden Softwarelösung einfach umgesetzt.

Ein eingegangener Papierbeleg wird direkt mit Hilfe des Scanners digitalisiert. Der originale Papierbeleg kann dann vernichtet werden, allerdings müssen hierfür zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Der Scan-Prozess und auch die Aufbewahrung der digitalisierten Belege muss vor Manipulation geschützt sein.
  • Der Scan-Prozess muss sauber und ausführlich dokumentiert werden.

Mit der Scan- und Softwarelösung wie auch PayJoe sie bietet, ist Ihr Scan-Prozess vor Manipulation geschützt. Belege können hierbei nicht verändert werden und werden gleichzeitig sicher und einmalig zu DATEV Unternehmen online übertragen. Im revisionssicheren Archiv der DATEV, indem die Belege dann abgelegt werden können, ist eine Manipulation der Belege ebenfalls ausgeschlossen.

Verfahrensdokumentation

Was die Dokumentation des Scan-Prozesses angeht, muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. In dieser Verfahrensdokumentation muss die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und die Entsorgung von Belegen genaustens festgehalten werden. Die Erstellung einer solchen Verfahrensdokumentation scheint zwar auf den ersten Blick sehr aufwendig, da diese aber einmalig erstellt und dann (nur noch) regelmäßig gepflegt werden muss, stellt das einen deutlich geringeren Zeitaufwand dar als das händische Verarbeiten der Belege.

Nutzen Sie die Chance

Wer sich zu sehr an der analogen Welt festhält, wird zukünftig von der Konkurrenz überholt werden. Diesem Wandel kann sich keiner entziehen, der weiterhin auf dem Markt Bestand haben möchte. Wie auch Charles Darwin schon sagte:

„Nicht die Stärksten überleben, sondern die, die sich am schnellsten anpassen können.“

Nutzen Sie also die Chancen und Möglichkeiten der Digitalisierung und passen Sie Ihre Prozesse an. Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Rufen Sie uns einfach an unter 07021 9987003.